Browse Category

Audit

Technologické trendy v účtovníctve

Dnes je doba, kedy sa podniky snažia zvyšovať efektivitu podnikových procesov, pričom na tento účel využívajú predovšetkým informačné, prípadne iné technológie. Výnimkou nie je ani spracovanie účtovníctva, ktoré musia samozrejme viesť všetci podnikatelia. Snahou je predovšetkým dosiahnuť čo najvyššiu mieru automatizácie procesov, teda dosiahnuť to, že opakujúce sa procesy sa budú účtovať automaticky. Napríklad keď má firma 500 rovnakých faktúr, zaúčtujú sa automaticky naraz a účtovník nemusí manuálne účtovať jednotlivo faktúru za faktúrou. Tento efekt sa dá dosiahnuť napríklad prepojením fakturačného systému s účtovným systémom. Prvou kategóriou, ktorou sa dá dosiahnuť optimalizácia procesov je teda vzájomné prepojenie jednotlivých finančných systémov. Ideálnym riešením je, keď je toto prepojenie online. Ďalším príkladom môže byť aj online prepojenie účtovného systému so mzdovým, alebo bankovým systémom, čo umožní online automatické zaúčtovanie miezd resp. bankového výpisu. Dôvodom, pre ktoré podnikatelia pristupujú k implementácií týchto riešení je nielen úspora nákladov vyplývajúca zo zvýšenej efektívnosti procesov, ale aj vyššia flexibilita pri plnení požiadaviek zákazníka.

Druhou oblasťou, v ktorej sa prejavujú technologické trendy v účtovníctve je elektronizácia účtovných dokladov. Legislatíva postupne odbúrava povinnosť používania papierových dokumentov a tak je dnes už možné po dohode s odberateľom zasielať si v súlade so zákonom elektronické faktúry. Účtovné doklady je dnes už možné archivovať taktiež v elektronickej podobe.

Treťou oblasťou je účtovníctvo vedené online. To znamená, že účtovný systém nie je nainštalovaný fyzicky na pevnom disku počítača spracovateľa, ako tomu bolo v minulosti, ale na online serveri. Toto riešenie má veľa výhod. Jednak je to vyššia bezpečnosť dát ale aj možnosť spracovávať účtovníctvo na ktoromkoľvek mieste z ktoréhokoľvek počítača po prihlásení a autorizácii prístupu. V prípade externého spracovania účtovníctva to má ešte tú výhodu, že klient si sám môže bez interakcie s účtovníkom 24 hodín denne, 7 dní v týždni kontrolovať alebo aj sťahovať svoje hospodárske údaje z účtovného systému, prostredníctvom svojho počítača alebo smartfónu. Má prístup k štatistickým a reportovacím nástrojom, prípadne aj elektronický archív svojich účtovných dokumentov s možnosťou vyhľadávacích funkcii.

Oblasť účtovníctva otvára spoločnostiam priestor na využívanie rôznych moderných trendov a metód avšak hlavným problémom je ich aplikácia, pretože si vyžaduje nemalé finančné prostriedky, zmenu filozofie pracovníkov a najmä motiváciu neustále sa zlepšovať, no konzervatívnosť, či nepružnosť niektorých podnikov neumožňuje implementáciu týchto riešení. V tomto prípade je vhodné a efektívne zveriť účtovníctvo overenej externej účtovnej firme, ktorá sa na túto činnosť špecializuje a disponuje tak potrebným know-how.

Najčastejšie chyby pri výbere audítorskej firmy

Mnoho spoločností, ktoré spĺňajú kritéria stanovené Zákonom o účtovníctve, ale i tie, ktoré sa rozhodli pre audit dobrovoľne sa rozhoduje o výbere audítora, resp. audítorskej firmy, ktorá vykoná daný audit. Je treba si uvedomiť, že audit nepredstavuje iba povinnosť predpísanú zákonom, ale kvalitný audítor dokáže citeľne prispieť k odhaleniu významných chýb v účtovníctve, ale aj zlepšiť vnútropodnikové procesy. Na to aby sa tak stalo je však potrebné si vybrať tú správnu audítorskú spoločnosť. Ďalší dôvod, pre ktorý je potrebné si vybrať naozaj fundovanú audítorskú firmu je, že správa audítora slúži ako podklad pre rozhodovanie dôležitých subjektov najmä vlastníkov spoločností, obchodných partnerov, bánk a pod. A tak nie je jedno, kto audit vykoná. Ako je z vyššie uvedeného zrejmé, výberu audítorskej spoločnosti je potrebné venovať náležitú starostlivosť a vyvarovať sa chybám pri výbere.

1. Orientácia výhradne na cenu

Cena je samozrejme dôležité kritérium výberu, ale rozhodne by nemalo byť jediné. Príliš nízka cena, ktorá nepokrýva ani náklady audítorov je podozrivá. Nízke ceny ponúkajú audítorské spoločnosti, ktoré majú ťažkosti získať a udržať si zákazníka pre nízku kvalitu služieb. Preto v „zúfalej“ snahe o získanie zákazníka uvádzajú nereálne ceny za audit, čím deformujú trh a sami o sebe vytvárajú obraz nedôveryhodnosti. Treba si položiť základnú otázku, prečo je ponúkaná cena taká nízka? Je pravdepodobné, že audítori neoverujú tak dôkladne a vynechávajú niektoré oblasti aby dosiahli takú nízku cenu. Prípadne audit vykoná jediný audítor čo predĺži jeho trvanie. Takýto audítor síce možno zabezpečí splnenie zákonnej povinnosti mať audit, ale zvyšuje sa riziko neodhalenia nesprávností v účtovníctve a účtovnej závierke, čo môže mať v ďalších fázach nepríjemné následky v podobe pokút od daňových a iných úradov, v horšom prípade i trestnoprávne následky. Nehovoriac o tom, že takáto audítorská spoločnosť Vám ťažko zlepší vnútropodnikové procesy.

2. Neskorý výber audítorskej firmy

Na výber audítorskej firmy je treba myslieť čo najskôr. Ak v danom roku zistíte že, budete potrebovať audit, treba začať s hľadaním audítorskej firmy čo najskôr, ideálne okolo leta. Audit sa totiž vykonáva v dvoch fázach. Prvá fáza sa nazýva predbežný audit alebo predaudit, podľa toho ako si audítorská firma fázu nazve a začína sa zvyčajne už po lete aktuálneho roka. V tejto fáze audítori overia účtovníctvo ku stavu konania predbežného auditu teda ku koncu septembra, októbra, prípadne novembra. Druhá fáza, ktorá sa nazýva finálny audit sa koná až keď je účtovníctvo ukončené. V tejto fáze sa overia zvyšné mesiace, ktoré sa na predbežnom audite neoverili a taktiež sa overia koncoročné operácie, účtovná závierka, prípadne daňové priznanie, aj keď toto je už skôr doména pre daňového poradcu. Tu sa ukazuje výhoda ak je audítor zároveň aj daňový poradca. Takýto dvojfázový postup zabezpečí audítorom dostatočný priestor a čas pre dôkladné audítorské postupy. Klient zas môže priebežne ešte pred finálnym auditom a pred zostavením účtovnej závierky konzultovať s audítormi oblasti, o ktorých si vzhľadom na ich komplikovanosť nie je istý.

3. Výber audítora – fyzickej osoby namiesto audítorskej spoločnosti

Niektoré spoločnosti v snahe ušetriť finančné prostriedky si pre audit vyberie fyzickú osobu, teda jednotlivca – „živnostníka“, ktorý daný audit vykoná. Samozrejme, tento postup je legálny, ale vhodný skôr pre menšie spoločnosti, ktoré ledva prekročili kritéria pre povinný audit, alebo pre menej zložité spoločnosti. Pri väčších a zložitejších spoločnostiach je určite lepšie „siahnuť“ po audítorskej spoločnosti. Prečo ? Jednoducho povedané, „viac hláv viac vie“. Audítorské spoločnosti majú spravidla pod jednou strechou nielen audítorov, ale aj daňových poradcov, účtovníkov,  mzdových účtovníkov a niekedy aj právnikov a tak audítori vykonávajúci audit pod krídlami audítorských spoločností dokážu poskytnúť aj účtovné, daňové, mzdové, právne či finančné poradenstvo. Zároveň tak audítorský tím z titulu vyššej flexibility, know-how a počtu členov dokáže vykonať audit v kratšom čase ako audítor – jednotlivec.